I. Tiếp nhận hồ sơ
Đăng nhập bằng tài khoản của chuyên viên tiếp nhận và trả kết quả.
1. Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp hoặc bưu chính
Bước 1: Vào danh mục “Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp” để nhập các thông tin:
- Chủ hồ sơ, người nộp hồ sơ, thông tin hồ sơ
- Chọn thủ tục hành chính
- Nhập các thành phần hồ sơ
- Bấm nút “Lưu và in giấy biên nhận”
Bước 2: Vào danh mục “Hồ sơ mới tiếp nhận”:
- Mở hồ sơ cần chuyển
- Kiểm tra nội dung, bấm nút “Chuyển”. Hồ sơ được chuyển cho Lãnh đạo Vụ để phân công.
2. Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến
Bước 1: Vào danh sách “Hồ sơ chờ tiếp nhận trực tuyến”
- Mở hồ sơ, kiểm tra thông tin.
- Bấm nút “Tiếp nhận”.
Bước 2: Vào danh mục “Hồ sơ mới tiếp nhận”
- Mở hồ sơ cần chuyển
- Kiểm tra nội dung, bấm nút “Chuyển”. Hồ sơ được chuyển cho Lãnh đạo để phân công.
II. Trả kết quả, Trả hồ sơ có yêu cầu rút, Tiếp nhận hồ sơ đã bổ sung
Đăng nhập bằng tài khoản của chuyên viên tiếp nhận và trả kết quả.
1. Trả kết quả:
Vào danh mục “Hồ sơ chờ trả kết quả”
- Tải tệp kết quả điện tử lên hồ sơ.
- Bấm nút “Trả kết quả”.
- Các hồ sơ đã giao trả chuyển vào danh mục “Hồ sơ đã trả kết quả”.
2. Trả hồ sơ có yêu cầu rút:
Vào danh mục “Hồ sơ chờ rút”
- Mở hồ sơ ra kiểm tra.
- Bấm nút “Trả hồ sơ yêu cầu rút”
3. Tiếp nhận hồ sơ đã bổ sung (loại hồ sơ trực tuyến)
Vào danh mục “Hồ sơ đã bổ sung trực tuyến”
- Mở hồ sơ ra kiểm tra.
- Bấm nút “Tiếp nhận”.
4. Yêu cầu bổ sung, tiếp nhận bổ sung hồ sơ (loại hồ sơ trực tiếp/bưu chính)
Đối với hồ sơ trực tiếp/bưu chính, nếu hồ sơ cần hoàn thiện thêm thì cán bộ xử lý bấm nút “Yêu cầu bổ sung”, hồ sơ sẽ chuyển vào danh mục “Hồ sơ chờ bổ sung” ở tài khoản cán bộ tiếp nhận.
Sau khi doanh nghiệp đã gửi bổ sung thành phần hồ sơ còn thiếu, gửi trực tiếp hoặc qua bưu chính, cán bộ tiếp nhận vào mục “Hồ sơ chờ bổ sung”:
- Mở hồ sơ đang có trạng thái “Yêu cầu bổ sung”.
- Đính tệp bổ sung hoặc tích vào mục “Đã nhận/đã xuất trình”.
- Bấm nút tiếp nhận hồ sơ đã bổ sung. Hồ sơ được chuyển cho cán bộ đã yêu cầu bổ sung để xử lý tiếp.
III. Phân công xử lý hồ sơ, Duyệt hồ sơ
Đăng nhập với tài khoản của Lãnh đạo.
1. Phân công hồ sơ
Vào danh mục “Hồ sơ đang xử lý”:
- Mở hồ sơ kiểm tra nội dung.
- Bấm nút “Xử lý”.
- Chọn tên chuyên viên cần phân công.
- Bấm nút “Thực hiện”. Hồ sơ sẽ được chuyển vào mục “Hồ sơ đang xử lý” ở tài khoản của chuyên viên.
2. Duyệt hồ sơ trình
Vào danh mục “Hồ sơ đang xử lý”:
- Mở hồ sơ kiểm tra nội dung.
- Bấm nút “Xử lý”.
- Chọn “Đồng ý/Yêu cầu xử lý lại”, bấm nút “Thực hiện”.
+ Nếu “Yêu cầu xử lý lại”, hồ sơ sẽ chuyển lại cho chuyên viên ở bước trước.
+ Nếu “Đồng ý”, hồ sơ chuyển tiếp vào mục “Chờ trả kết quả” ở tài khoản cán bộ tiếp nhận.
IV. Thẩm định hồ sơ
Đăng nhập với tài khoản của Chuyên viên.
- Vào danh mục “Hồ sơ đang xử lý” để xem danh sách hồ sơ đang chờ xử lý. Bấm vào đường link hồ sơ để xem nội dung hồ sơ.
- Nếu hồ sơ cần bổ sung thì bấm nút “Yêu cầu bổ sung”.
- Nếu hồ sơ sau khi thẩm định đã được chấp nhận:
+ Dự thảo các văn bản, hồ sơ trình trên hệ thống quản lý văn bản để nhận tệp kết quả điện tử có ký số.
+ Bấm nút “Lưu tài liệu” để đính tệp kết quả lên hồ sơ.
- Bấm nút “Xử lý” để chuyển trình Lãnh đạo.
V. Từ chối, dừng xử lý hồ sơ
Đăng nhập với tài khoản của Chuyên viên: Nếu hồ sơ đã tiếp nhận, đang trong quá trình giải quyết và cần từ chối/dừng xử lý hồ sơ.
Đăng nhập với tài khoản của Cán bộ tiếp nhận: Nếu hồ sơ đang chờ tiếp nhận và kiểm tra thấy bị trùng lặp, thừa hồ sơ hoặc không thuộc phạm vi giải quyết, hoặc không hợp lệ theo quy định về yêu cầu điều kiện thủ tục.
- Mở xem nội dung hồ sơ, bấm nút “Từ chối" hoặc nút "Dừng xử lý”.
- Gõ nội dung lý do từ chối hồ sơ, kết xuất tệp lý do từ chối hoặc đính văn bản từ chối hồ sơ.
- Bấm nút “Hoàn tất dừng xử lý”.