Để đăng sử dụng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan hành chính nhà nước, người dân, doanh nghiệp, tổ chức cần đăng ký một tài khoản đăng nhập.

Tài khoản này là cơ sở để khẳng định tính pháp lý của công dân, doanh nghiệp, tổ chức khi giao dịch trực tuyến với cơ quan nhà nước. Tài khoản này tương tự như chứng minh nhân dân hoặc giấy phép kinh doanh .... của công dân, doanh nghiệp, tổ chức trên môi trường mạng.

Mỗi công dân, doanh nghiệp, tổ chức chỉ được sở hữu một tài khoản duy nhất.

Việc đăng ký một tài khoản sẽ giúp cho công dân, doanh nghiệp tổ chức có thể chủ động giao dịch với các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức với các dịch vụ trực tuyến.

Toàn bộ hệ thống sẽ được tích hợp, liên thông với nhau. Mỗi công dân, tổ chức, doanh nghiệp chỉ cần 1 tài khoản thì có thể sử dụng tất cả các dịch vụ.

Công dân, doanh nghiệp tổ chức có thể theo dõi được quá trình xử lý hồ sơ của mình thông qua tài khoản, đồng thời quản lý được các tài liệu mà tài khoản đã tải lên hệ thống.

Tài khoản của công dân, doanh nghiệp, tổ chức (CD/DN/TC) là duy nhất và có tính pháp lý trong giao dịch điện tử. Vì vậy, một tài khoản sau khi đăng ký phải có kiểm duyệt của cơ quan nhà nước thì tài khoản mới có hiệu lực. Việc đăng ký được thực hiện như sau:

Bước 1: Vào chức năng đăng ký mới tài khoản sau đó nhập các thông tin theo mẫu được yêu cầu.

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, hệ thống sẽ gửi thông tin về thư điện tử (email) mà công dân, doanh nghiệp, tổ chức vừa đăng ký. Công dân, doanh nghiệp, tổ chức truy cập vào Email và làm theo hướng dẫn để kích hoạt tài khoản.

Bước 3: Bước này có thể chọn 1 trong 2 cách sau:

• - Cách 1: Đến ngay cơ quan hành chính nhà nước gần nhất, trình chứng minh nhân dân hoặc quyết định hay giấy phép kinh doanh nếu là doanh nghiệp tổ chức để xác minh tài khoản.
• - Cách 2: Công dân, doanh nghiệp tiến hành đăng ký dịch vụ trực tuyến một cách bình thường. Sau khi có thông báo kết quả, công dân, doanh nghiệp, tổ chức đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan nhà nước và tiến hành xác minh tài khoản như cách 1

Lưu ý: Xác minh tài khoản bởi cơ quan nhà nước là bắt buộc để xác minh tính hợp pháp của tài khoản. Việc xác minh chỉ tiến hành một lần duy nhất. Sau khi đã xác minh thành công thì công dân, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng tài khoản vĩnh viễn và đã được công nhận tính pháp lý.

Tài khoản của công dân và tổ chức là tài khoản duy nhất (tương tự CMND) có tính pháp lý giao dịch trên môi trường mạng. Tài khoản để sử dụng dịch vụ công trực tuyến và hướng tới giao dịch về tài chính cũng như các dịch vụ sự nghiệp, công ích, công cộng khác. Vì vậy, công tác bảo mật tài khoản là vấn đề quan trọng nhất:

• 1. Về phía cơ quan nhà nước: Thông tin đăng ký của công dân, tổ chức, doanh nghiệp được quản lý trực tiếp bởi UBND tỉnh. Thông tin đăng ký được quản lý với chế độ bảo mật và không được phép cung cấp cho bên thứ 3 bất kỳ thông tin gì ngoại trừ có ý kiến trực tiếp của chủ tài khoản.
• 2. Công dân, tổ chức, doanh nghiệp: Xác định đây là thông tin cá nhân, việc để lộ mật khẩu hoặc cung cấp tài khoản cho người khác sử dung sẽ dẫn tới mất an toàn thông tin cá nhân, mất cắp dữ liệu và các nguy có khác. Vì vậy, việc quản lý bảo mật tài khoản cần được bảo mật, Trách nhiệm chủ tài khoản tự chịu đối với nội dung này.

Dịch vụ công trực tuyến là hình thức mà công dân, doanh nghiệp tổ chức sử dụng máy tính có kết nối internet để giao dịch với cơ quan nhà nước nhằm tiến hành thủ tục hành chính trên môi trường mạng.

Dịch vụ công trực tuyến nhằm thay đổi cách thức thực hiện của người dân, doanh nghiệp, tổ chức với cơ quan nhà nước. Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước để đăng ký thì chỉ cần đăng ký tại bất cứ nơi đâu miễn là có máy tính và kết nối internet.

Sau khi tài khoản đăng nhập của công dân, doanh nghiệp, tổ chức (CD/DN/TC) được cơ quan nhà nước xác minh. CD/DN/TC đăng nhập vào hệ thống.

Đăng nhập thành công, CD/DN/TC sử dụng chức năng đăng ký trực tuyến để tiến hành đăng ký (Xem chi tiết tại chức năng: Hướng dẫn sử dụng dịch vụ).

Trong quá trình triển khai, cơ quan nhà nước sẽ thường xuyên liên lác và cung cấp các thông tin như: tính hợp lệ hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ , trạng thái hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ (nếu có), thông báo kết quả thực hiện .v.v. qua thư điện tử (email) hoặc tin nhắn điện thoại cho CD/DN/TC kèm theo hướng dẫn sử dụng. Ngoài ra, CD/DN/TC có thể sử dụng chức năng "Quản lý hồ sơ trực tuyến" để nắm thông tin hồ sơ.

Lưu ý:

• - Thông tin hồ sơ mặc định được gửi qua email đăng ký và được thông báo miễn phí.
• - Đối với thông báo qua tin nhắn điện thoại di động, CD/DN/TC cần chọn trong quá trình đăng ký.

Kết quả xử lý đối với dịch vụ công trực tuyến được gửi bằng các hình thức sau:

• 1. Gửi qua hệ thống ứng dụng (có thông báo qua email), CD/DN/TC chỉ cần đăng nhập vào hệ thống thì sẽ nhận được kết quả bằng văn bản điện tử và có chữ ký số. Văn bản này đã công nhận tính hợp pháp và có thể làm căn cứ để triên khai các hoạt động theo pháp luật.
• 2. Gửi kết quả văn bản giấy qua đường bưu điện đến địa chỉ đăng ký ứng dụng dịch vụ.
• 3. Trong trường hợp có nhu cầu, CD/DN/TC có thể trực tiếp đến cơ quan thực hiện dịch vụ công để nhận kết quả. Trường hợp này, CD/TC/DN cần in phiếu biên nhận, giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của đơn vị nếu trường hợp doanh nghiệp, tổ chức được gửi qua email để nhận hồ sơ

Đối với các văn bản giấy thông thường, tính pháp lý căn cứ vào chữ ký và con dấu đơn vị đóng trên đó nếu là doanh nghiệp, tổ chức. Các văn bản sau khi ký, đóng dấu được số hóa thành văn bản điện tử thì chữ ký và con dấu đó không được công nhận tính pháp lý.

Vì vậy, chữ ký số là phương thức ký của CD/DN/TC trên văn bản điện tử và được thừa nhận tính pháp lý tương đương chữ ký tại văn bản giấy.

Hiện nay, Bộ Thông tin và Truyền thông đã cấp phép cho một số đơn vị cung cấp chữ ký số công cộng. Tại tỉnh, CD/DN/TC có thể liên hệ với VNPT tỉnh hoặc Vietel tỉnh để đăng ký sử dụng chữ ký số.

Theo quy định, sử dụng tài khoản đăng nhập cá nhân được xác minh bới cơ quan nhà nước để tiến hành dịch vụ công trực tuyến thì đã được công nhận tính pháp lý.

Tuy nhiên, trong một sô trường hợp, do luật chưa quy định rõ ràng nên cần phải nộp văn bản giấy để tiến hành thủ tục hành chính. Lúc này, sử dụng chữ ký số để ký và chuyển văn bản số hóa là một giải pháp cần phải thực hiện nhằm đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ.

Các trường hợp cần phải chữ ký số hoặc văn bản giấy thì trong quá trình xử lý hồ sơ trực tuyến, cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn cụ thể cho CD/DN/TC. Trong trường hợp không có hướng dẫn thì mặc định thừa nhận tính pháp lý của các văn bản điện tử khi giao dịch với cơ quan nhà nước.

Đối với các dịch vụ hành chính khi giao dịch với cơ quan hành chính nhà nược, CD/DN/TC cần phải đóng một khoản tiền phí và lệ phí. Việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến thì CD/DN/TC không cần đến có quan nhà nước, kết quả sẽ được gửi cho CD/DN/TC qua đường bưu điện và giấy phép điện tử qua hệ thống. Việc thanh toán phí lệ phí trực tuyến là cách thức thánh toán qua mạng mà không cần giao dịch trực tiếp tại cơ quan nhà nước.

Việc thanh toán trực tuyến được tiến hành bới 2 hình thức:

• 1. Thanh toán qua ngân hàng (Theo hướng dẫn cụ thể trên ứng dụng)
• 2. Thanh toán qua dịch vụ bưu chính